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学生资助信息化典型案例——构建量化指标助力精准认定 推进规范管理

发布时间: 2022-07-05 【大】 【中】 【小】

案例简介:学校高度重视学生资助工作“提档升级”和信息化建设,成立专门信息化项目组,针对各级应用人员的不同需求和核心问题,进行先急后缓、分期实施、逐渐完善升级;实现了政策宣传、工作部署、系统管理、困难生认定量化测评、国家奖助学金管理、审核日志、数据统计、业务报表、档案管理、资助项目公示、资金发放等全过程管理;极大减轻申请学生、班级、院(系)、学校学生资助管理部门工作人员的劳动强度,极大提高审核质量和数据准确度,明显提高广大师生满意度,切实提升学生资助管理和精准资助工作水平,综合效益显著。

案例关键词:量化指标;精准认定;精准资助;规范管理

自2019年以来,江西外语外贸职业学院学生工作管理信息系统学生资助管理业务子系统投入使用,大大提升了学生资助工作管理效能,提高了困难生认定精准度,推进了规范管理,促进了学生资助工作“提档升级”,保证了国家等各项学生资助政策精准落实。

一、建设背景

近一些年来,学校学生资助管理存在政策宣传不够到位、困难生认定不够精准、《国家奖学金申请审批表》和《国家励志奖学金申请审批表》等资助档案填写质量要求高但出错率高等痛点和难点问题,进行变革很重要的原因是学校高度重视学生资助工作“提档升级”和数字校园信息化建设。

江西外语外贸职业学院近几年未雨绸缪管理提速,以信息技术打造学生管理特别是学生资助管理全面规划,积极投入人力、物力、财力,加强领导,及时协调、组织和实施,实现了各级学生资助工作人员共同支持、协同配合,最终建立起了学生资助管理信息系统。

二、统一规划

学生管理信息化项目规模大、业务广、应用人员层面多样、难度高、创新点多,江西外语外贸职业学院学生工作处与负责该项目信息化实现的公司共同成立了信息化项目组,从战略角度对系统进行整体性的统一规划,全面构筑完整的学生管理信息化系统。系统全面覆盖了教工管理、班级管理、学籍管理、综合测评、学生资助管理等各个环节。在上线的过程中,针对各级应用人员的不同需求和核心问题,进行先急后缓、分期实施、逐渐完善升级。

三、建设内容

(一)学工网站

提供信息发布、学生导航等功能,方便掌握即时的资讯、动态及学生资助等各项学生管理制度等信息。信息发布后端管理平台,维护各版块内容呈现(包括学生资助政策宣传和日常工作部署、资助项目公示等)与更新。

图1 学工网站规章制度栏目界面

(二)困难生认定

1. 支持灵活设置困难生认定信息采集要求、困难生认定评议和审批方式,必须支持灵活设置不同等级困难生总名额、年级名额、学院名额、专业名额、班级名额。

根据《高校本专科家庭经济信息录入》和《高校本专科困难学生认定管理》和《江西省家庭经济困难学生认定申请表》等报表,在经济困难信息采集要求中自定义农村五保户、问卷调查、家庭人均年(月)收入等60个经济困难信息名称采集项,依实际需要,设置经济困难信息名称对应的所属申请理由和特殊群体类型、采集方式、是否必填,是否需上传材料、启用和禁用状态,面向申请困难生认定学生进行经济困难信息采集。

2. 支持灵活设置困难生认定量化测评办法、启用的量化评价方式。必须支持人均年(月)收入、问卷调查、固定指标、特殊情况。其中:

人均年(月)收入:依据人均年(月)收入作为量化办法。

问卷调查(暨学校家庭经济困难学生认定量化测评指标体系):支持自定义问卷题型、题目和分值,依据问卷调查分值作为量化评价办法。

图2 问卷调查题目

固定指标:依托学生在校数据、数据挖掘技术,从家庭情况、在校消费情况、在校学习情况、在校师生评价、在校非学业表现情况等维度发现数据潜在规律,自动识别各指标、维度分值作为量化评价办法。必须支持从各数据提供源或数据中心同步相应数据。

特殊情况:依据困难生认定上封装信息证明材料作为量化评价办法。

根据学校家庭经济困难学生认定量化测评指标体系,在问卷调查题目中自定义家庭经济因素、地区因素、突发状况因素、学生消费因素、其他影响家庭经济状况有关因素等5个方面的14个问卷题目和对应的61个单选选项内容及梯度分值,面向申请困难生认定学生进行经济困难信息采集时启用问卷调查并得到相应分值,设置问卷调查分值区间与困难级别对应关系,家庭人均年(月)收入区间与困难级别对应关系,系统根据困难级别较高者给出最终建议困难级别。

此外,把全国学生资助管理信息系统中下发的重点保障人群学生信息导入系统后,设置重点保障人群类型与特殊类别对应关系,特殊类别与困难级别对应关系,自动将重点保障人群学生对应困难级别列为特别困难,无需通过问卷调查分值来确定建议困难级别。班级在民主评议时结合重点保障人群学生信息、问卷调查分值和经济困难采集信息能够更加精准地确定申请困难生认定学生的困难级别,进而提高精准资助工作水平。

3. 依据困难生认定量化评价办法,提供虚假、疑似经济困难学生。

4. 依据困难生认定信息,提供困难生认定上报数据对接全国学生资助管理信息系统相应报表,提供困难生申请、评审、公示报表,困难生认定信息查询、统计。

图3 高校本专科困难学生认定管理

(三)国家奖助学金评审

1. 支持自定义国家奖助学金项目,支持自定义评审批次,必须支持灵活设置评选时间、评选国家奖助学金项目,支持灵活设置国家奖助学金项目申请条件,支持灵活设置筛选条件,必须支持灵活设置总名额、年级名额、学院名额、专业名额、班级名额、国家奖助学金项目优先级、评审指标优先级、不可兼得奖助项目等。

2. 支持自动筛选国家奖助学金名单。

3. 支持动态配置国家奖助学金审批流程,支持学生在规定时间内完成国家奖助学金申请,支持提交国家奖助学金,支持登记国家奖助学金,支持导入国家奖助学金。对于学生国家奖助学金申请或提交国家奖助学金,支持实时查看审核进度和审核结果。

4. 支持公示国家奖助学金名单。

5. 支持登记国家奖助学金发放、导入国家奖助学金发放。

6. 依据国家奖助学金评审情况,提供国家奖助学金上报数据对接全国学生资助管理管理系统相应报表,提供国家奖助学金申请、评审、公示报表,国家奖助学金信息查询、统计。

7. 依据国家奖助学金发放情况,提供国家奖助学金发放信息查询、统计。

图4 高校本专科奖助学金管理

四、建设效果

学生管理信息系统学生资助管理子系统的成功上线为学校领导及相关人员及时掌握家庭经济困难学生状况提供了保障,为家庭经济困难学生受助情况分析提供了依据,使完善资助政策体系、精准资助、规范管理决策更加科学化、合理化。

第一、学生资助管理子系统实现了系统管理、困难生认定量化测评、国家奖助学金管理、审核日志、数据统计、业务报表、档案管理、资助项目公示、资金发放等全过程管理。

第二、学校由原来的线下变成现在的线上进行资助申请及审核、公示,真正做到了“让数据多跑路,让师生少跑腿”。庞大的各种申请审批报表、汇总报表精确到每个二级学院、班级、学生,使相关管理人员可以轻松的对每个学生的认定及受助状况了如指掌,及时做出新的决策。

第三、极大减轻申请学生、班级、院(系)、学校学生资助管理部门工作人员的劳动强度,极大提高审核质量和数据准确度,明显提高广大师生满意度,切实提升学生资助管理水平,综合效益显著。同时学生资助管理系统不只是一种管理手段,更重要的是评审指标、过程、结果、发放方面的信息公开、减少人为干扰、资助档案规范化的思想贯穿整个系统,以确保国家奖助学评审发放工作的公开、公平、公正。